Herausforderungen können Chancen sein

Durch die aktuelle Corona Krise ist das Thema Digitalisierung wichtiger als je zuvor. Viele Unternehmen standen oder stehen notgedrungen vor der Herausforderung ihre Unternehmen digital(er) aufzustellen. Die Gründe dafür sind vielfältig, lassen sich aber in wenigen Schlagworten zusammenfassen: Prozesse straffen, Attraktivität für neue Mitarbeiter erhöhen und neue Geschäftsfelder erschließen. Wir sprechen mit Daniel Fuhrmann, Steuerberater bei Karnatz & Berger in Mönchengladbach und Geschäftsführer bei START: DIGITAL MG.

Frage: Die Corona Krise hat uns alle noch fest im Griff und viele Unternehmen sind völlig unvorbereitet getroffen worden. Wie sieht die aktuelle Situation in Ihrer Kanzlei aus und welche Maßnahmen haben Sie ergriffen?

Auch uns hat die ganze Situation relativ unvorbereitet getroffen aber bisher sind wir sehr gut durch die Krise gekommen. Als sich im März die Lage immer weiter zugespitzt hat, haben wir in einem ersten Schritt die Mandantenkontakte auf ein absolutes Minimum heruntergefahren, um auch weiterhin voll einsatzfähig sein zu können. Selbstverständlich wurde auch dafür gesorgt, dass jedem Mitarbeiter Desinfektionsmittel und Schutzmasken in ausreichender Menge zur Verfügung gestellt wurden.

Frage: Hat sich auch etwas an Ihren Arbeitsprozessen geändert?

Ja. Weil wir die Mandantenkontakte sofort reduziert haben, hat sich relativ schnell der Bedarf nach Videokonferenzen entwickelt, um auch weiterhin eng mit unseren Mandanten zusammenarbeiten zu können. Außerdem haben wir die Gelegenheit genutzt, weitere Mandanten auf digitale Finanzbuchhaltungen umzustellen.

Frage: Wie sind Ihre Mandanten bisher durch die Krise gekommen?

Das lässt sich pauschal nicht beantworten. Wir beraten beispielsweise Einzelhändler, die insgesamt sehr gut durch die letzten Monate gekommen sind, aber auch Unternehmer aus dem Hotel- und Gastgewerbe, die bekanntermaßen mit anderen Herausforderungen zu kämpfen haben. Insgesamt lässt sich festhalten, dass sehr viele unsere Mandanten kreative Wege gefunden haben, um Ihren Betrieb möglichst lange aufrecht erhalten zu können.

Beispielsweise vertreten wir eine Eismanufaktur, die einen kompletten Onlineshop samt persönlicher Auslieferung und völlig neue Vertriebskanäle erschlossen hat und wahrscheinlich stärker aus der Krise kommen wird, als es Anfang des Jahres aussah. Unsere Hoffnung ist, dass im Rahmen der schrittweisen Öffnungen in den einzelnen Bundesländern auch eine neue Lust entsteht, lokale Angebote nicht mehr als selbstverständlich wahrzunehmen und kleinere Unternehmer bewusst zu unterstützen.

Frage: Sie erwähnten einen Unternehmer, der sein Produkt neuerdings in einem Onlineshop vertreibt. Ist das für Sie schon Digitalisierung?

Ja, es ist einer der Teilaspekte davon. In unseren Augen bedeutet Digitalisierung oder digitale Transformation als Schlagwort nicht, dass man seine Eingangsrechnungen einscannt und per E-Mail an den Steuerberater sendet. Es geht vielmehr darum, dass man sich einzelne Bereiche seines Unternehmens anschaut und versucht neue Geschäftsfelder zu erschließen, Prozesse neu zu gestalten und auszurichten und natürlich die Veränderungen in der Arbeitswelt, die mit den vorherigen Aspekten einhergehen.

Frage: Wie verändert denn die Digitalisierung unsere Arbeitswelt?

Die Einführung von digitalen Prozessen ist eine tiefgreifende Veränderung in der Arbeitsweise. Daher ist dieser Prozess gut zu planen und mit Etappen anzugehen. Nicht nur der Unternehmen, sondern auch die Angestellten müssen bei dem Thema berücksichtigt werden. Zusätzlich kann sich die Zusammenarbeit mit externen Partnern ändern z.B. Lieferanten, Banken und Steuerberater. Daher sollte man sich bewusst sein, dass manche Teilprozesse schnell und manche weniger schnell umgestellt werden können. Das fängt mit Kleinigkeiten wie einer digitalen Erfassung von Posteingängen und Fristen an und hört irgendwann damit auf, dass möglichst gar kein Papier mehr für Prozesse innerhalb der Unternehmen gebraucht wird.

Frage: Was ist wichtig für die Unternehmen?

Das wichtigste ist, wie so oft, der richtige Partner für das Thema, sowie einen offenen Austausch von Wünschen und Vorstellungen. Man sollte sich bewusst sein, was man grundsätzlich erreichen möchte. Durch einen Austausch entstehen dann neue Gedanken bzw. werden Vorstellungen angepasst. Verständnis dafür, dass nach Einführung der Prozesse nicht alles reibungslos läuft, ist dabei zwingend erforderlich. Jede neue Maschine muss sich erst einmal einspielen und im weiteren Verlauf auch Arbeitsprozesse angepasst werden. Hier sind meist nicht Software- der Hardware das Problem, sondern die Arbeitsweisen im Betrieb müssen sich anpassen. Hier ist in erster Linie der Unternehmer an sich gefragt. Er sollte immer das Ziel haben, mehr AM Unternehmen und seinen Prozessen zu arbeiten als IM Unternehmen, sprich Aufgaben zu erledigen, die eigentlich seine Angestellten übernehmen sollten.

Frage: Welche Probleme sind Ihnen während Corona Krise aufgefallen?

Unternehmen die Ihre Arbeitsweise noch hauptsächlich auf Papier ausführen hatten ein Problem beim Shutdown. Telearbeitsplätze gab es keine, einen Zugriff auf digitale Belege war nicht möglich. Austausch mit Steuerberater und Banken fand nicht statt oder wenn, dann sehr schleppend. Das offensichtlichste Zeichen für die schlechte digitale Ausstattung von Unternehmen war übrigens, dass über Wochen keine Bildschirme und Webcams mehr zu kaufen waren und wenn, dann mit gewaltigen Preisaufschlägen.

Frage: Welche externen Bereiche sollte man beachten, wenn man jetzt schrittweise seine Prozesse umstellen möchte?

Wenn der Betrieb mit größeren Lieferanten arbeitet sollte ein digitaler Belegaustausch kein Problem sein. Banken arbeiten schon digital (E-Mail, elektronische Bilanzen) hier sollte es auch zu keinen Problemen kommen. Aber auch der Steuerberater sollte in der Lage sein die digitalen Daten zu verarbeiten bzw. am besten an der Integration des Prozesses mitwirken. Hier haben wir gute erfahren mit dem Steuerbüro Karnatz & Berger PartG mbB gemacht.

Banken und Steuerberater hören sich nun sehr punktuell betrachtet an, aber gerade in der Krise ist eine gute Verbindung zu den Banken und eine aussagekräftige Buchhaltung wichtiger wie je zuvor. Dies entscheidet im Zweifel darüber ob ich einen Kredit bekomme oder nicht.

Fazit: Man sollte sich dem Thema Digitalisierung stellen. Besser schnell, als zu spät.